Privacyverklaring

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: Remmerswaal Notaris
Adres: Zandeveltplein 42
Postcode / Plaats: 2692 AG ‘s-Gravenzande (gemeente Westland)
Contactpersoon: mr. K.S.M. Ghisai
E-mailadres: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt jouw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Je gegevens worden niet zonder jouw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht. 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens: 

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt. 
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat. 
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan. 
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

• De verwerking (opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan t.b.v. passeren en bewaren van notariële akten) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
  • Passeren van notariële akten (grondslag: wettelijke verplichting)
• De verwerking (opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan t.b.v. voorbereiden en afhandelen van notariële akten (dossier)) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
  • Passeren van notariële akten (grondslag: wettelijke verplichting)
• De verwerking (verstrekken d.m.v. doorzending: concepten en dossierstukken aan derden met toestemming cliënt) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
  • Informeren derden op verzoek van Cliënt (grondslag: toestemming)
• De verwerking (opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve vandienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
  • Uitvoeren opdracht cliënt (grondslag: uitvoering overeenkomst)
• De verwerking (verstrekken door middel van doorzending t.b.v. de inschrijving van gegevens of akten in register) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
  • Kenbaarheid (grondslag: wettelijke verplichting)
• De verwerking (vastleggen, raadplegen t.b.v. legaliseren van handtekeningen) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
  • Bevestigen echtheid handtekening op verzoek (grondslag: uitvoering overeenkomst)
• De verwerking (verzamelen, vastleggenen gebruiken gegevens voor aanleg registratie  t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven etc.) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
  • Marketing en acquisitie (grondslag: toestemming)
• De verwerking (verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens t.b.v. relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
  • Informeren en faciliteren samenwerking in de keten (grondslag: toestemming)
• De verwerking (verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
  • Kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen. (grondslag: wettelijke verplichting)
• De verwerking (verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: 
  • Kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen. (grondslag: wettelijke verplichting)
• De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor jouw persoonsgegevens verwerkt, die wij niet van jou hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan onder andere één van de volgende zijn:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster;
• Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
• Schenker;
• Testateur;
• enzovoorts.

Doorgeven van jouw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft jouw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie;
• Belastingdienst;
• Registerhouders
• Door cliënt ingeschakelde ketenpartners (makelaars, hypotheekadviseurs etc., indien toestemming cliënt).

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Jouw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer jouw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kun je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. 

Dit doe je door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij jouw aanvraag inwilligen, zullen wij je eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. 

Recht van inzage van de betrokkene 

Je kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op je verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en je hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer je meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heb je het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer je wil dat jouw persoonsgegevens worden verwijderd, kun je hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer je de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat je juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kun je hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer jouw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en je de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener, kun je hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar

Als wij jouw gegevens gebruiken voor direct marketing kun je bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan jouw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan word je hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer je klachten hebt over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor, dan horen wij dit graag via mr. K.S.M. Ghisai. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kun je terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl